PROCÉDURE DE LOCATION POUR ASSOCIATIONS-MEMBRES
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Introduction
L’Entente des Sociétés de Bonnevoie a.s.b.l. (ci-après dénommée l'« Entente ») a entre autres pour but de coordonner et de cogérer avec les services de la Ville de Luxembourg les activités des associations-membres au Centre Sociétaire et au Centre Culturel à Bonnevoie dans l'intérêt des associations-membres (cf. statuts Art. 4).
Réservation prioritaire
(1) Les associations- membres de l'Entente bénéficient d'une priorité pour la réservation de salles du Centre Culturel à Bonnevoie.
(2) Les demandes des associations-membres souhaitant bénéficier de la réservation prioritaire pour l'année scolaire suivante (période de septembre à juillet) sont à adresser par courrier électronique au conseil d'administration de l'Entente entre le 15 mai et le 15 juin inclus de l’année courant, en précisant les dates et les salles concernées.
Après expiration du délai prévu, les demandes de location sont à adresser directement au service communal en charge des locations (ci-après dénommé « service communal »), sans possibilité de réservation prioritaire.
(3) Le conseil d'administration de l'Entente transmet au service communal le programme d'occupation établi sur la base des demandes des associations-membres.
(4) Les réservations prioritaires sont soumises à l'approbation du service communal. Toute demande exceptionnelle concernant des événements se déroulant en dehors de la période habituelle de réservation prioritaire doit être adressée directement au service communal.
Critères de priorité
(1) Les demandes de réservation prioritaire reçues dans le délai prévu sont traitées par ordre chronologique de réception. La priorité est accordée à la première demande de réservation reçue, en fonction de la date et de l'heure du courrier électronique.
(2) En cas de conflit de dates entre deux ou plusieurs associations-membres, le conseil d'administration de l'Entente se met en contact avec les associations-membres concernées afin de tenter de trouver un compromis. Dans l'impossibilité de trouver un compromis, la priorité pour la réservation revient à l'association-membre qui a déposé sa demande en premier.
Demande de location auprès du service communal
(1) Après la réservation prioritaire auprès de l'Entente et l’approbation du service communal, les associations-membres peuvent déposer leurs demandes de location définitives auprès du service communal à partir du 1er août.
(2) Lors du dépôt de la demande de location, l'association-membre est priée d'indiquer si elle souhaite bénéficier de l'utilisation gratuite de la salle qui lui est accordée une fois par an.
(3) La confirmation définitive de la location relève de la seule responsabilité du service communal.